Chatbot vs. recepcionista (spoiler: ambos ganan)

Imagina un martes 7:58 a. m.: WhatsApp explotando con “¿abren hoy?”, “¿a cuánto la limpieza?”, “¿dónde están ubicados?”, “¿me guardas una mesa?”. Tu recepcionista aún no termina el primer café y ya tiene diez chats abiertos. No es que falte voluntad; falta automatizar lo repetitivo. Ahí entra el chatbot: hace el turno largo, responde lo básico, agenda citas y manda recordatorios. La recepcionista sigue siendo la heroína del negocio… solo que ahora libre de la taladradora de preguntas frecuentes.

En Konkiro montamos este esquema sin código (o casi): bot web y/o WhatsApp, integración con Google Calendar para agendar, recordatorios por WhatsApp y correo, handoff a humano con contexto cuando se necesita, y todo amarrado a tu CRM (HubSpot o Airtable) para medir de verdad. Nada de promesas vacías: son flujos concretos que conectamos con Make/Zapier y tus herramientas actuales (Webflow, Google Workspace, Shopify, Stripe…).

¿Qué hace el bot realmente?

Se encarga de lo que se repite a diario: precios y servicios, horarios y ubicación, consultar disponibilidad y reservar, enviar recordatorios, políticas básicas y estado de pedidos. Todo en el canal que tus clientes ya usan (web o WhatsApp Business API).
Ejemplos reales que implementamos:

• Consultorios médicos/odontológicos: primera consulta, especialidad, cobertura de seguros, ofrecer horarios disponibles y reservar sin salir del chat; ubicación y recordatorios.
• Restaurantes: carta resumida, reservas, tiempos de espera, cobertura de domicilios, ubicación.
• Tiendas de mascotas: disponibilidad por talla/sabor, suscripción de comida, seguimiento de pedido.
• Gimnasios: planes y precios, horarios de clases, cupos, visita de prueba.
• Abogados e inmobiliarias: áreas de práctica, documentos, agendamiento, coordinación de visitas, honorarios orientativos.

El bot no se inventa respuestas: cargamos tu FAQ (lo que ya sabes responder por teléfono o WhatsApp), definimos reglas claras y lo conectamos a tus sistemas para que todo quede registrado.

¿Y la recepcionista? Más importante que nunca

Cuando hay emociones, excepciones o negociación, un humano hace magia: interpreta matices, propone alternativas, cierra ventas complejas. Por eso configuramos handoff: si el cliente pide hablar con alguien, si detectamos palabras como “reclamo” o si el ticket es de alto valor, el bot pasa la conversación a tu equipo con contexto (quién es, qué preguntó, qué eligió). También definimos un SLA simple en horario laboral: responder rápido, idealmente en pocos minutos.

Cómo se ve por dentro (sin humo, con flujos)

1. Conexión de canales: habilitamos bot en tu web y/o en WhatsApp Business.
2. Conocimiento del bot: cargamos tu FAQ, servicios, precios base, políticas y texto aprobado por ti.
3. Agenda inteligente: conectamos Google Calendar (o tu sistema) para que el bot ofrezca horarios vivos y confirme al instante.
4. Recordatorios: programamos mensajes previos a la cita por WhatsApp/correo (24 h / 3 h / 1 h, tú decides). Esto, en la práctica, reduce ausencias y ordena la operación.
5. CRM integrado: cada interacción se etiqueta en HubSpot/Airtable con el origen “Bot”; así sabes de dónde llegan las reservas y leads.
6. Pagos y tienda (si aplica): conectamos Shopify/Stripe para cerrar el ciclo (ver, preguntar, pagar).
7. Métricas reales: verás tiempos de respuesta, conversión a reserva/lead/pedido, no-show (antes vs. después de recordatorios) y satisfacción con encuestas cortas.

Todo esto lo montamos no-code con Make/Zapier, Webflow y tus herramientas. Sin rehacer tu negocio desde cero.

¿Por qué funciona?

Porque el cliente quiere velocidad cuando la duda es simple, y humano cuando el tema se complica. El bot acelera lo primero; tu equipo brilla en lo segundo. Además, dejar registradas las interacciones en tu CRM permite aprender de verdad: qué preguntan, qué convierten, en qué paso se caen las reservas.

Un ejemplo aterrizado

Un paciente escribe “¿tienen cupo mañana?”. El bot consulta agenda real, ofrece dos horarios, confirma la cita, envía ubicación y programa recordatorios. Si el paciente responde “necesito reagendar” o “quiero hablar con alguien”, hacemos handoff y la recepcionista toma el control con el contexto ya listo. La cita queda en tu calendario y en tu CRM, con etiqueta de origen. Fin del caos.

¿Qué puedes esperar?

No prometemos milagros; prometemos orden y datos: menor tiempo de respuesta, más reservas confirmadas, menos olvidos gracias a recordatorios, y un equipo humano centrado en lo que de verdad mueve la aguja. Cero fantasía: son integraciones y flujos que configuramos a medida de tu operación.

¿Te gustaría ver esto en vivo con tu negocio?
Montamos un piloto: conectamos bot, agenda y recordatorios; medimos una semana y decides con números.
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